Compraste una base de datos: qué hacer antes de diciembre

Es una de esas cosas que casi nadie dice en una reunión con proveedores, pero que aparece apenas hay confianza: en algún momento la empresa compró una base de contactos. O la heredó de un vendedor que llegó con su cartera. O la sacó de un directorio gremial y la subió al CRM.

Durante años eso fue una zona gris que no traía consecuencias. Desde el 1 de diciembre deja de ser gris.

La idea en simple

• Comprar una base no te da una base legal para contactar a esas personas.
• Que el vendedor tenga una cartera no significa que tu empresa pueda usarla.
• Los datos sin origen documentado no se vuelven válidos con el tiempo.
• Depurar duele menos que sostener una base que no puedes usar.

Por qué comprar no basta

El razonamiento habitual es que si pagaste por una base, alguien te la vendió legalmente y el problema es de quien la vendió. No funciona así. La responsabilidad de tener una base legal para tratar esos datos es de quien los trata, o sea tú. Si contactas a alguien que nunca te autorizó y esa persona reclama, la Agencia te va a preguntar a ti con qué fundamento le escribiste.

Lo mismo aplica a la cartera del vendedor. Los contactos que una persona reunió trabajando para otra empresa no son un activo transferible. Es una situación incómoda de plantear internamente, y vale la pena plantearla ahora y no cuando llegue el primer reclamo.

Qué hacer con lo que ya tienes

No hay una solución única. Hay que segmentar la base y aplicar distinto criterio a cada grupo.

Grupo 1: contactos con origen documentado. Llenaron un formulario tuyo, descargaron algo, pidieron una cotización, firmaron un contrato. Si además guardaste evidencia de eso, están en buen pie. Si el origen existe pero la evidencia no, es momento de reconstruirla con lo que tengas: registros del formulario, correos, tickets.

Grupo 2: clientes actuales. La relación contractual es una base legal por sí misma para lo que sea necesario para esa relación. Ojo con el límite: gestionar el servicio que contrataron es una cosa; mandarles publicidad de productos no relacionados es otra distinta y necesita su propio fundamento.

Grupo 3: contactos sin origen claro pero con interacción real. Nunca llenaron un formulario, pero te han respondido correos, agendaron reuniones, conversaron por WhatsApp. Acá tiene sentido una campaña de re-consentimiento: escribirles, explicar de frente por qué los tienes y pedirles que confirmen si quieren seguir recibiéndote.

Grupo 4: datos comprados o extraídos, sin ninguna interacción. Este es el grupo difícil. Se pueden intentar dos cosas: una campaña de permiso bien hecha (asumiendo que la tasa de respuesta será baja) o depurar. Nuestra recomendación honesta suele ser depurar, porque un contacto que nunca reaccionó en dos años no vale el riesgo.

Cómo se ve una campaña de re-consentimiento decente

Un solo correo, corto y directo. Explica quién eres, cómo llegaste a su contacto, qué le mandarías si acepta y con qué frecuencia. Un botón grande para confirmar y un enlace igual de visible para salir. Sin trucos, sin "si no haces nada asumimos que sí".

La tasa de confirmación va a ser baja. Entre 5% y 20% según lo tibia que esté la relación. Esa cifra duele, pero es información honesta: te está diciendo cuánta de tu base era real.

Lo que se gana depurando

Una base más chica y consentida rinde más que una grande y muerta. Tus correos dejan de ir a spam porque las tasas de rebote y de queja bajan. Tu equipo comercial deja de perder horas llamando gente que nunca pidió nada. Tus métricas empiezan a reflejar interés real y no ruido.

Y algo que se subestima: dejas de pagar por almacenar y procesar contactos que no te van a comprar nunca.

La ley te está obligando a hacer algo que probablemente convenía hacer igual. Si necesitas ordenar la base y dejar el CRM en regla, eso es parte del trabajo que hacemos.