Cómo usar Kommo: primeros pasos para un equipo de ventas

Para empezar a usar Kommo con un equipo de ventas hay que hacer cinco cosas, en este orden: dibujar tu embudo con las etapas reales de tu venta, definir los pocos datos que vas a pedir de cada cliente, conectar WhatsApp y tus otros canales, sumar al equipo con reglas claras de quién atiende qué y fijar una revisión semanal. Con eso, en una o dos semanas el CRM ya está trabajando para ti.

El error más común es partir al revés. Se crea la cuenta, se conecta el WhatsApp, entran 40 conversaciones el primer día y nadie sabe en qué columna van, quién las toma ni qué anotar. A la semana el equipo concluye que Kommo es un desorden y vuelve al teléfono.

Kommo no ordena tu venta por sí solo. Hace visible el orden que tú le das.

La idea en simple

• Primero el proceso en papel, después la configuración.
• Pocas etapas y pocos campos al comienzo: se agregan después, se quitan con dificultad.
• WhatsApp conectado por la vía oficial y cada conversación con un responsable.
• Una revisión semanal de 30 minutos vale más que cualquier automatización.

Paso 1: dibuja tu embudo antes de abrir Kommo

Toma una hoja y escribe qué pasa desde que alguien te escribe hasta que paga. Para una empresa que vende por cotización suele ser algo así: contacto nuevo, conversación iniciada, cotización enviada, negociación, ganado o perdido.

Cada etapa tiene que cumplir una regla: que cualquiera del equipo sepa decir si un negocio está ahí o no. "Interesado" no sirve, porque cada uno lo entiende distinto. "Cotización enviada" sí, porque se envió o no se envió. Si necesitas ayuda para definirlas, en qué es el embudo de ventas está el método completo.

Recién con eso entra a Kommo y arma las columnas. Si tienes dos formas de vender muy distintas, por ejemplo a empresas y a público final, usa un embudo para cada una.

Paso 2: decide qué datos vas a pedir

Cada campo que agregas es algo que el vendedor tiene que llenar. Si son 15, no va a llenar ninguno. Parte con cinco o seis que de verdad uses para decidir:

• Origen del contacto (anuncio, sitio, recomendación, cliente antiguo).
• Producto o servicio que le interesa.
• Monto estimado del negocio.
• Fecha probable de cierre.
• Motivo de pérdida, que se completa solo cuando el negocio se cae.

El motivo de pérdida es el campo que más se olvida y el que más enseña. A los tres meses te dice si pierdes por precio, por plazo o porque nadie respondió.

Paso 3: conecta WhatsApp y tus otros canales

Conecta primero el canal por donde entra la mayoría de tus ventas, que en Chile casi siempre es WhatsApp. Usa la API oficial de Meta: el número queda a nombre de la empresa, las conversaciones quedan en Kommo aunque el vendedor se vaya y puedes usar plantillas aprobadas para retomar conversaciones. En este artículo explicamos cómo se monta y qué cambia en el tiempo de respuesta.

Después suma Instagram, Facebook y el formulario de tu sitio. Revisa que cada contacto nuevo caiga en la primera etapa del embudo con su origen marcado. Si no sabes de dónde vino, después no vas a saber qué publicidad funciona.

Paso 4: suma al equipo con reglas claras

Invita a cada vendedor con su propio usuario. Nunca compartan una cuenta: pierdes la posibilidad de saber quién respondió qué. Kommo permite además usuarios gratuitos con acceso limitado, que solo ven y conversan en las fichas que se les comparten, útiles para alguien de bodega o de cobranza que apoya puntualmente.

Después define dos reglas por escrito. Cómo se reparten las conversaciones nuevas: por turno, por zona o por producto. Y cuánto puede esperar un cliente antes de recibir respuesta. Kommo puede asignar automáticamente y avisar cuando una conversación lleva demasiado tiempo sin atender, pero la regla la pones tú.

Esto además protege tu cartera. Cuando los clientes viven en el teléfono de cada vendedor, se van con el vendedor.

Paso 5: automatiza poco y revisa cada semana

Las primeras automatizaciones que vale la pena activar son tres: un mensaje de bienvenida fuera de horario, una tarea automática cuando un negocio pasa a "cotización enviada" para hacer seguimiento a los tres días, y un aviso cuando un negocio lleva una semana sin moverse.

Ojo: las automatizaciones y los bots vienen desde el plan Avanzado. Los asistentes de IA y los flujos más elaborados déjalos para el segundo mes, cuando ya sepas qué preguntas se repiten.

Cómo saber si va bien

Al final de la segunda semana, revisa con el equipo tres números: cuántos contactos entraron, cuántos tienen responsable y etapa, y cuántos llevan más de un día sin respuesta. Si el segundo número no es casi igual al primero, el problema es de uso, no de configuración. Corrígelo antes de agregar nada nuevo.

Si prefieres que lo dejemos montado con tu equipo ya usándolo, esto es lo que hacemos con Kommo.